(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)

 

 

Boekhouding

 

De module Boekhouden wordt actief wanneer u vanuit het hoofdmenu in Pap een administratie selecteert. Ga hiervoor bijvoorbeeld naar menu: ‘(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding-> Boekhouding-> Demo 2010 D10’. U opent hiermee de administratie van Demo 2010. De menubalk bovenin verandert dan in de menubalk voor boekhouden.

 

Er kan een onbeperkt aantal administraties worden gebruikt en per administratie kan een onbeperkt aantal jaargangen worden opengehouden (d.w.z. jaargangen hoeven niet te worden afgesloten voordat een volgende jaargang kan worden gebruikt).

Koppeling tussen verschillende administraties is mogelijk d.m.v. een wederzijdse schulden/tegoeden rekening. Wanneer op zo’n rekening wordt geboekt vanuit bijvoorbeeld het bankboek verschijnt een scherm waarin de boeking in de andere administratie kan worden doorgevoerd. Ook via het inkoopboek is dit mogelijk.

Bij afsluiten of aanmaken nieuwe jaargangen worden alle boekingen (zoals afschrijvingen en beginbalansboekingen) volledig automatisch uitgevoerd.

 

Afschrijven van vaste activa gebeurt volledig automatisch zowel bij inkoop als bij gehele of gedeeltelijke verkoop. Bij boeken op een vaste activa rekening verschijnt een scherm waarin de noodzakelijke gegevens moeten worden ingevoerd. Hierna zijn geen extra handelingen meer vereist en het systeem controleert automatisch of er geen ongeldige boeking gedaan is (bijvoorbeeld wanneer de boekwaarde van activa kleiner dan nul wordt). Ook kan bij in- en verkoop desgewenst de beschikbare herinvesteringsreserve bij- of afgeboekt worden. Er is een wizard aanwezig waarmee bij verkoop van vaste activa boekwaarde en eventuele herinvesteringsreserve kunnen worden ingevuld.

Afschrijven is mogelijk per maand, kwartaal of jaar en er kan ook in percentages van de boekwaarde worden afgeschreven.

 

Artikelen kunnen worden aangemaakt met een onbeperkt aantal tabbladen met vrije velden waaraan per gebruiker lees- en schrijfrechten kunnen worden toegekend. Per artikel kan worden aangegeven op welke manier de boekwaarde moet worden berekend (first-in-first-out, last-in-first-out, gemiddeld of vaste verrekenprijs). Bij boeken op voorraadrekeningen verschijnt een scherm waarin het artikel moet worden gekozen en ook is er een voorraadwizard voor het berekenen van boekwaarde en winst bij verkoop uit voorraad. Net als bij vaste activa controleert het systeem automatisch op ongeldige boekingen. Assembleren van eindproducten uit grondstoffen of onderdelen is ook mogelijk. Bij de artikelen kunnen recepten worden aangemaakt die deze assemblage via het memoriaal mogelijk maken.
Bij deze manier van voorraad bijhouden spreken we van een subadministratie per artikel in het grootboek. Gebruikt u de ordersmodule of kassamodule dan kunt u voorraad van artikelen ook bijhouden in een aparte tabel (per magazijn). Deze manier van werken is makkelijker: u kunt aantallen van de voorraad aanpassen zonder dat daar een boeking van hoeft te worden gemaakt. De boekwaardebepaling op basis van Fifo, Lifo etc. vervalt hierbij.
U geeft per artikel aan hoe u de voorraad wilt bijhouden, bij '-1 geen voorraad' geeft u bij aanmaken van het artikel aan dat u geen subadministratie wilt aanleggen (maar u kunt dan dus wel voorraad per magazijn bijhouden met de ordersmodule).

 

De balans kan worden opgemaakt als Word® document waarbij gebruik wordt gemaakt van volledig aanpasbare sjablonen en verdichtingsschema’s (voor het berekenen van subtotalen) met een onbeperkt aantal verdichtingen van verschillende niveaus. De balans kan worden opgemaakt voor iedere denkbare periode binnen het boekjaar. Desgewenst kan de balans ook als Excel® document worden uitgedraaid. Ook kunnen administraties worden samengenomen en een totaalbalans worden opgemaakt (consolideren).

Uiteraard is er ook een BTW-overzicht en een mogelijkheid om auditfiles aan te maken.
De aangifte ICP (intracommunautaire prestaties) kan d.m.v. een extra tooltje elektronisch bij de belastingdienst worden ingediend.

 

Voor alle openstaande debiteurenposten kunnen in één keer betalingsherinneringen worden aangemaakt waarbij onderscheid wordt gemaakt naar het aantal eerder ontvangen aanmaningen. Voor ieder aantal eerdere aanmaningen kan een aparte sjabloon worden gemaakt met een eigen tekst en een overzicht van alle openstaande posten in de sjabloon opgenomen. Er kan bij aanmaningen worden gekozen voor één brief per bedrijf of één brief per openstaande factuur.
U kunt ook bij elke aanmaning administratiekosten en rente in rekening brengen. De aanmaningen kunnen automatisch per e-mail worden verstuurd.

 

In het programma zijn overzichten aanwezig voor het opleveren van de jaarstukken. Zie hiervoor: '(boekhoudmenu)->stamgegevens->overige verslagen' , '(boekhoudmenu)->stamgegevens->auditfile maken', '(boekhoudmenu)->stamgegevens->balans' en '(boekhoudmenu)->stamgegevens->grootboek->selectie uit grootboekrekeningen t/m datum..'

 

Met elektronisch bankieren kunnen elektronische betalingsbestanden (incasso en excasso) worden aangemaakt (clieop03) die kunnen worden verwerkt m.b.v. de software van de bank. Mutaties van de bank kunnen dan weer in verschillende formaten worden ingelezen in het bankboek. De software zal proberen de betalingen te herkennen aan de hand van bedrag en omschrijving maar ook aan de hand van het bankrekeningnummer van de betaler of ontvanger. Telkens wanneer een betaling niet wordt herkend moet deze met de hand worden ingevuld. Het systeem zal dan vragen of het bankrekeningnummer van de desbetreffende debiteur of crediteur moet worden bijgewerkt. Kiest u hierbij voor bijwerken van het rekeningnummer dan zullen de volgende bankboekingen van of naar dit bedrijf vrijwel zeker herkend worden.

 

Voor invoer van boekingen via inkoop-, verkoop-, bank-, kas- of memoriaalboek zijn verschillende handige voorzieningen ingebouwd.

 

-	Zo controleert het kasboek op het negatief worden van het kassaldo.
-	In het memoriaal is er een mogelijkheid voor het invoeren van periodiek terugkerende boekingen.
-	Er is een apart inkoopboek dat geschikt is voor het verdelen van een enkele inkoopfactuur over verschillende projecten.
-	Waar dit van toepassing is kan in de dagboeken door dubbelklikken het verschilbedrag worden aangevuld. D.m.v. dubbelklikken kunnen ook alle niet ingevulde grootboekrekeningen of boekdatums in één keer worden ingevuld.
-	Het bankboek vraagt bij iedere nieuwe boeking ter controle om het eindsaldo van het te boeken dagafschrift. Hiermee kunnen invoerfouten worden voorkomen.
-	De dagboeken hebben allemaal de lay-out van een gewone journaalpost wat de inzichtelijkheid ten goede komt.
-	Bij debiteuren- of crediteurenbetalingen is afletteren mogelijk (het verdelen van het bedrag over verschillende openstaande posten).
-	De dagboeken kunnen desgewenst door speciale functietoetsen worden bestuurd. Ook zijn alle schermen voorzien van pop-up menu’s die met de rechtermuisknop kunnen worden opgeroepen (dit is ook buiten de boekhouding het geval).
-	Facturen en ook aanmaningen en inkoopbonnen kunnen geheel van een eigen opmaak worden voorzien.

 

Overige voorzieningen:

 

-	Kostenplaatsen
-	In alle vensters van dag- en grootboeken bestaat de mogelijkheid van ‘doorklikken’ (bijvoorbeeld vanuit het betalingsoverzicht van een factuur kan door dubbelklikken op grootboekrekening ‘debiteuren’ dit grootboekoverzicht worden geopend, van hieruit kan bijvoorbeeld worden geklikt op het dagboek om het dagboekoverzicht te openen etc. etc.). Eerder geopende vensters worden hierbij niet gesloten zodat gegevens met elkaar vergeleken kunnen worden en het oorspronkelijke venster altijd weer is terug te vinden.
-	In de boekhouding en elders in het programma kunnen filters worden toegepast. Zo kan in het grootboekoverzicht ‘debiteuren’ bijvoorbeeld een filter worden toegepast om alleen de betalingen van debiteur ‘Jansen B.V.’ zichtbaar te maken op volgorde van datum. Voor veelgebruikte overzichten kunnen dan weer rapporten worden gemaakt die de gegevens in een Word® document afdrukken, eventueel gegroepeerd met totalen en subtotalen.
-	Alle gegevens uit de grootboek- en debiteuren/crediteuren- en voorraadadministratie zijn beschikbaar als basisgegevens voor zelf te maken rapporten en grafieken.