(Hoofdmenu)->Beheer->Database splitsen

Let op! Deze procedure splitst niet echt de gegevens maar verwijdert geselecteerde administratie(s) en de overige gegevens die daarbij horen (klantgegevens e.d.) om zo de gegevens van één klant over te houden. Voer de procedure daarom altijd alleen uit in een kopie van de oorspronkelijke database!

Soms komt het voor dat u als accountant de administraties van verschillende klanten in één database bijhoudt.

Voor elke klant heeft u dan een afzonderlijke administratie in Pap toegevoegd (zie: administraties aanmaken).

Daar is op zich niets mis mee, totdat uw klant u vraagt om een kopie van de database (bijvoorbeeld omdat hij zelf een deel van de administratie wil gaan bijhouden en de gegevens met u wil gaan delen over het internet). In zo’n geval wilt u de gegevens van uw klant kunnen scheiden van de gegevens van andere klanten en een aparte database en submap-installatie voor deze klant gaan bijhouden op uw computer.

U gaat dan als volgt te werk:

- Maak een backup van de database (bv: ‘backuppap.bak’)

- Maak via ‘beheer database’ een nieuwe database aan die alleen voor deze klant bedoeld is (bv: ‘database_jansen’ ).

- Restore via ‘beheer database’ de backup: ‘backuppap.bak’ in de nieuwe database (‘database_jansen’).

- Maak via ‘onderhoud installatie’ een nieuwe submap-installatie van Pap aan voor deze klant, en verwijs deze naar ‘database_jansen’.

- Nu hoeft u alleen nog alle gegevens die niet voor ‘database_jansen’ bestemd zijn hieruit te verwijderen. Dit doet u via Beheer->database splitsen

(zie plaatje).

U heeft de Demo-administratie geselecteerd om uit de database te verwijderen. Wanneer u op de knop klikt worden alle gegevens die gekoppeld kunnen worden aan de demo-administratie en niet ook aan een andere administratie verwijderd uit het systeem.

Dus naast boekingen, projecten, abonnementen etc. verwijdert u zo ook de klantgegevens en dergelijke uit het systeem. Alleen de gegevens van klanten waarvoor boekingen in het systeem staan in de administratie(s) die (nog) niet verwijderd zijn blijven behouden. De integriteit van de overblijvende administraties komt zo dus niet in gevaar terwijl er zoveel mogelijk verwijderd wordt.