Inleiding

Het bijhouden van adresgegevens, correspondentie, geplande activiteiten en debiteuren- of crediteurengegevens. Klant- en leveranciersgegevens kunnen worden betrokken bij het versturen van mailings en het maken van selecties en overzichten. Zowel bij bedrijven als bij contactpersonen kan een onbeperkt aantal tabbladen met vrije velden worden aangemaakt waaraan per gebruiker lees- en schrijfrechten kunnen worden toegekend. De vrije velden kunnen worden gebruikt in selecties en correspondentiesjablonen.

Importeren van adresgegevens is mogelijk via een koppeling met Excel.

Projecten

De projectenregistratie geeft de mogelijkheid om enerzijds een interne planning te maken van activiteiten, materialen en externe kosten. Deze planning dient onder andere als basis voor de urenregistratie en externe kosten. Anderzijds dient deze planning als basis voor het maken van offerte en (deel)factu(u)r(en).

Boekhoudkundig gezien zijn projecten verzamelposten voor inkomsten en uitgaven die allemaal naar de rekening ‘Onderhanden werk’ worden geboekt. Na het afsluiten van een project kunnen alle inkomsten en uitgaven in het grootboek gelijktijdig van ‘Onderhanden werk’ naar de winst en verliesrekening worden geboekt. Ook op projectniveau kunnen tabbladen met vrije velden worden aangemaakt.

De projectenmodule biedt vele extra’s die het mogelijk maken de projectenregistratie te gebruiken in de dagelijkse praktijk van uw bedrijf.

Voorbeelden zijn:

-	Uurtarieven per factuurregel.
-	Factuurregels opgesplitst in twee niveaus die verdicht of gespecificeerd kunnen worden weergegeven.
-	Afsluiten en actief maken van urenposten
-	Uren begroten op individuele medewerkers, groepen of het hele bedrijf
-	100% aanpasbare sjablonen voor offerte en factuur in Word® met per regel de mogelijkheid om aan te geven of een regel verdicht of gespecificeerd moet worden weergegeven.
-	Factuurregels kunnen activeren en deactiveren.
-	Begroting en offerte geheel of gedeeltelijk kunnen kopiëren uit eerder aangemaakt project.
-	Facturen maken voor andere bedrijven dan waarop het project is aangemaakt.
-	Naast externe kosten ook uit eigen voorraad kunnen verkopen via projecten.
-	Mogelijkheid om projecten door te boeken naar een volgend boekhoudkundig jaar.
-	Kortingspercentages en toeslagen in verschillende niveaus.
-	Kilometers registreren en factureren.
-	Correspondentieoverzicht waarin ook planningen en besprekingsverslagen die op meer dan één project van toepassing zijn.
-	Vaste maandoverzichten voor het projectresultaat zijn in het programma aanwezig en m.b.v. de rapportagemodule kunnen daar eigen overzichten, rapporten en grafieken aan worden toegevoegd.
-	Per factuurregel kunnen aangeven of op basis van offerte of op basis van nacalculatie gefactureerd moet worden.
-	Bij aanmaken van offerte en factuur kunnen de door het systeem berekende bedragen worden overschreven.

Abonnementen en ledenadministratie

De terminologie van het abonnementengedeelte laat zien dat deze module oorspronkelijk gemaakt is voor het registreren van abonnementen op tijdschriften.

Door de flexibele opbouw is de abonnementenmodule echter geschikt voor alle organisaties die periodiek facturen moeten versturen aan grote groepen debiteuren. Te denken valt aan ledenadministratie, onderhoudscontracten, detachering en dergelijke.

Het programma kan doorlopende- en tijdelijke abonnementen registreren en biedt verschillende mogelijkheden om de tariefstructuur aan te passen bijvoorbeeld door toepassen van standaard- en speciale prijzen, speciale prijs voor eerste jaar etc.

Bij tussentijds opzeggen kan worden gekozen het abonnement per direct te beëindigen (al dan niet met een creditfactuur) maar er kan ook worden gekozen voor het automatisch beëindigen na afloop van een bepaalde termijn (bijvoorbeeld eind van het jaar).

Verzendlijsten kunnen worden uitgedraaid (in geval van abnnementen op tijdschriften) en alle facturen kunnen in één keer worden aangemaakt en ingevoerd in de boekhouding (en evt. per e-mail verstuurd!) zonder extra handelingen.

Facturen kunnen desgewenst per incasso betaald worden.

De factuursjablonen voor abonnementen kunnen volledig worden aangepast aan de eigen huisstijl en het is mogelijk een verzendlijst voor het betreffende abonnement in de factuur op te nemen.

Bij alle wijzigingen en toevoegingen in bestaande abonnementen wordt automatisch een mutatielijst bijgehouden.

Activiteiten en acties

Hierbij kunnen belnotities en memo’s (met uitvoerdatum en verantwoordelijke persoon/afdeling) per klant worden vastgelegd (bijvoorbeeld t.b.v. de verkooporganisatie) maar ook kunnen trajecten van opeenvolgende handelingen binnen de eigen organisatie worden ingepland.

Een voorbeeld van het eerste:

Bij het eerste telefonisch contact met een klant kan een actie worden aangemaakt waarin notities van het gesprek worden gemaakt. Na het gesprek wordt deze actie afgesloten en een vervolgactie aangemaakt waarin wordt genoteerd dat over twee maanden nog eens zal worden gebeld. Wanneer twee maanden later een tweede gesprek plaatsvindt zijn de gegevens van het eerste gesprek makkelijk terug te vinden. Tabbladen met vrije velden kunnen worden gebruikt om de status van de acties nauwkeurig vast te leggen. De op deze manier vastgelegde gegevens kunnen ook later weer gebruikt worden om meer informatie te verschaffen over klanten en potentiële klanten. Ook kan een reeks acties worden gebruikt om een mailing te versturen aan alle bedrijven die bij de eerste belactie interesse hebben getoond.

Voorbeeld van het tweede:

Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestellingen. Een klant plaatst een bestelling. De verkoper maakt eerst een actie voor de afdeling ‘magazijn’ voor het versturen van het artikel. Direct daarna (dus nog voordat de eerste actie is afgesloten) maakt de verkoper een vervolgactie voor de afdeling ‘boekhouding’ voor het versturen van een factuur. De tweede actie wordt automatisch actief op het moment dat de eerste actie is afgesloten. Op deze manier kan zowel op afdelingsniveau als op klantniveau gekeken worden naar de status en voortgang van de activiteiten.

Urenregistratie

Gebruiker krijgt alleen de posten te zien waarop geboekt kan worden. Vakantiedagen worden automatisch bijgehouden. Bij overboeken t.o.v. de begroting krijgt de gebruiker op projectniveau en op factuurregelniveau te zien hoeveel er teveel is geboekt. Gebruiker kan (als deze daarvoor geautoriseerd is) zelf de posten afsluiten vanuit het ureninvulscherm. Kilometers kunnen tegelijk met de uren worden ingevoerd.

Gebruikers kunnen worden verplicht chronologisch en per dag volledig in te vullen. Op deze manier wordt onvolledig invullen onmogelijk en ook dwingt het de gebruikers om regelmatig de uren bij te houden!

Kassaverkoop

De kassamodule bevat alles wat nodig is om uw artikelen aan de kassa te verkopen:

-Verkoop artikelen op rekening (automatisch doorgeboekt naar debiteurenadministratie, inclusief factuurnummer)

-Prijzen inclusief of exclusief BTW afdrukken

-Gekoppelde items (bijvoorbeeld verwijderingsbijdrage of actieprijs, ook 3 voor prijs van 2 enz.)

-Kortingen (vast bedrag of percentage over totaal of korting op individueel artikel)

-Actieprijzen

-Afronden (1 cent, 2 cent, 5 cent etc.. Alleen bij contante betaling)

-Kassabon (Met logo etc. Layout helemaal zelf aan te passen. U kunt kiezen voor printen achteraf of tijdens het scannen van de artikelen)

-Filialen en voorraad per filiaal of winkel

-Kostenplaats per kassa mogelijk

-Ondersteuning kassabonprinter, scanner, display, kassalade en PIN automaten van CCV en ICP.

-Terugnemen van artikelen mogelijk

-Alles wordt automatisch naar de boekhouding doorgeboekt (voorraad wordt desgewenst per artikel fifo, lifo, gemiddeld of vast bijgehouden)

-Kassamodule is geheel zonder muis bestuurbaar

-Artikelen importeren en prijswijzigingen doorvoeren via koppeling met excel

-Inkoop artikelen via inkooporders

-Kassabon afdrukken maar niet doorboeken mogelijk

-Kassabon in Word op A4 afdrukken mogelijk

-Speciale aanpassingen voor horeca kunnen apart geactiveerd worden: 1 scherm voor elk tafeltje, deelbonnen voor apart afrekenen, keukenbon afdrukken etc.

-Apart scherm voor touchscreen aanwezig

-Z-rapport voor koppeling met andere systemen

Orders

-Verschillende filialen of magazijnen

-Staffelkortingen per klant en artikelgroep

-Verzendkosten volgens verzendstaffels

-Offerte/inkoopbon, magazijnbon, pakbon, factuur

-Gedeeltelijke levering mogelijk

-Levering en facturatie losgekoppeld

-Kostenplaatsen mogelijk

-Reserveren artikelen bij verkooporders

-Controle op aanwezige voorraad

-Afrekenen per kassa mogelijk

-Artikelen inscannen op basis van barcode mogelijk

-Artikelen importeren en prijswijzigingen doorvoeren via koppeling met excel

Voorraadbeheer en artikelen

Pap kent twee soorten van voorraad bijhouden:

- Voorraad als subadministratie per artikel in het grootboek. Hierbij wordt bij elke inkoop en verkoop op grootboekrekeningen van type ‘Voorraad’ geregistreerd welke hoeveelheden van welk artikel het betreft. Vervolgens kan met deze gegevens bij verkoop de exacte boekwaarde van de verkochte goederen worden bepaald. Het is op deze manier mogelijk om volgens het ‘Last In First Out’ (LIFO) , het ‘First In First Out’ (FIFO) of het ‘Gemiddelde Boekwaarde’ systeem de boekwaarde van de voorraad te bepalen.

- Voorraad per magazijn of filiaal. Helemaal los van bovengenoemde subadministratie kan bij verkoop via orders, kassa of projecten worden geboekt op magazijnen dan wel filialen. U kunt zoveel filialen aanmaken als u wilt.

Importeren van artikelen en voorraad is mogelijk via een koppeling met Excel.

Boekhouding

Er kan een onbeperkt aantal administraties worden gebruikt en per administratie kan een onbeperkt aantal jaargangen worden opengehouden (d.w.z. jaargangen hoeven niet te worden afgesloten voordat een volgende jaargang kan worden gebruikt).

Koppeling tussen verschillende administraties is mogelijk d.m.v. een wederzijdse schulden/tegoeden rekening. Wanneer op zo’n rekening wordt geboekt vanuit bijvoorbeeld het bankboek verschijnt een scherm waarin de boeking in de andere administratie kan worden doorgevoerd. Ook via het inkoopboek is dit mogelijk.

Bij afsluiten of aanmaken nieuwe jaargangen worden alle boekingen (zoals afschrijvingen en beginbalansboekingen) volledig automatisch uitgevoerd.

Afschrijven van vaste activa gebeurt volledig automatisch zowel bij inkoop als bij gehele of gedeeltelijke verkoop. Bij boeken op een vaste activa rekening verschijnt een scherm waarin de noodzakelijke gegevens moeten worden ingevoerd. Hierna zijn geen extra handelingen meer vereist en het systeem controleert automatisch of er geen ongeldige boeking gedaan is (bijvoorbeeld wanneer de boekwaarde van activa kleiner dan nul wordt). Ook kan bij in- en verkoop desgewenst de beschikbare herinvesteringsreserve bij- of afgeboekt worden. Er is een wizard aanwezig waarmee bij verkoop van vaste activa boekwaarde en eventuele herinvesteringsreserve kunnen worden ingevuld.

Afschrijven is mogelijk per maand, kwartaal of jaar en er kan ook in percentages van de boekwaarde worden afgeschreven.

Artikelen kunnen worden aangemaakt met een onbeperkt aantal tabbladen met vrije velden waaraan per gebruiker lees- en schrijfrechten kunnen worden toegekend. Per artikel kan worden aangegeven op welke manier de boekwaarde moet worden berekend (first-in-first-out, last-in-first-out, gemiddeld of vaste verrekenprijs). Bij boeken op voorraadrekeningen verschijnt een scherm waarin het artikel moet worden gekozen en ook is er een voorraadwizard voor het berekenen van boekwaarde en winst bij verkoop uit voorraad. Net als bij vaste activa controleert het systeem automatisch op ongeldige boekingen. Assembleren van eindproducten uit grondstoffen of onderdelen is ook mogelijk. Bij de artikelen kunnen recepten worden aangemaakt die deze assemblage via het memoriaal mogelijk maken.

De balans kan worden opgemaakt als Word® document waarbij gebruik wordt gemaakt van volledig aanpasbare sjablonen en verdichtingsschema’s (voor het berekenen van subtotalen) met een onbeperkt aantal verdichtingen van verschillende niveaus. De balans kan worden opgemaakt voor iedere denkbare periode binnen het boekjaar. Desgewenst kan de balans ook als Excel® document worden uitgedraaid. Ook kunnen administraties worden samengenomen en een totaalbalans worden opgemaakt (consolideren).

Uiteraard is er ook een BTW-overzicht en een mogelijkheid om auditfiles aan te maken.

Voor alle openstaande debiteurenposten kunnen in één keer betalingsherinneringen worden aangemaakt waarbij onderscheid wordt gemaakt naar het aantal eerder ontvangen aanmaningen. Voor ieder aantal eerdere aanmaningen kan een aparte sjabloon worden gemaakt met een eigen tekst en een overzicht van alle openstaande posten in de sjabloon opgenomen. Er kan bij aanmaningen worden gekozen voor één brief per bedrijf of één brief per openstaande factuur.

Bij debiteuren/crediteuren is er de mogelijkheid van het afboeken van een openstaande post op de rekening voor betalingsverschillen maar ook het afboeken van een openstaand saldo d.m.v. een automatische creditfactuur is mogelijk.

In het programma zijn overzichten aanwezig voor pandlijsten en ouderdomsanalyse van debiteuren.

Met elektronisch bankieren kunnen elektronische betalingsbestanden worden aangemaakt (clieop03) die kunnen worden verwerkt m.b.v. de software van de bank. Mutaties van de bank kunnen dan weer in verschillende formaten worden ingelezen in het bankboek. De software zal proberen de betalingen te herkennen aan de hand van bedrag en omschrijving maar ook aan de hand van het bankrekeningnummer van de betaler of ontvanger. Telkens wanneer een betaling niet wordt herkend moet deze met de hand worden ingevuld. Het systeem zal dan vragen of het bankrekeningnummer van de desbetreffende debiteur of crediteur moet worden bijgewerkt. Kiest u hierbij voor bijwerken van het rekeningnummer dan zullen de volgende bankboekingen van of naar dit bedrijf vrijwel zeker herkend worden.

Elektronische aangifte IntraCommunautaire Prestaties (ICP) vanaf 2010. Op de site is hiervoor een extra tool beschikbaar. U kunt hiermee uw aangifte ICP vanuit Pap elektronisch indienen bij de belastingdienst.

Voor invoer van boekingen via inkoop-, verkoop-, bank-, kas- of memoriaalboek zijn verschillende handige voorzieningen ingebouwd.

-	Zo controleert het kasboek op het negatief worden van het kassaldo.
-	In het memoriaal is er een mogelijkheid voor het invoeren van periodiek terugkerende boekingen.
-	Er zijn twee aparte inkoopboeken voor het verdelen van een enkele inkoopfactuur over verschillende projecten.
-	Waar dit van toepassing is kan in de dagboeken door dubbelklikken het verschilbedrag worden aangevuld. D.m.v. dubbelklikken kunnen ook alle niet ingevulde grootboekrekeningen of boekdatums in één keer worden ingevuld.
-	Het bankboek vraagt bij iedere nieuwe boeking ter controle om het eindsaldo van het te boeken dagafschrift. Hiermee kunnen invoerfouten worden voorkomen.
-	De dagboeken hebben allemaal de lay-out van een gewone journaalpost wat de inzichtelijkheid ten goede komt.
-	Bij debiteuren- of crediteurenbetalingen is afletteren mogelijk (het verdelen van het bedrag over verschillende openstaande posten).
-	De dagboeken kunnen desgewenst door speciale functietoetsen worden bestuurd. Ook zijn alle schermen voorzien van pop-up menu’s die met de rechtermuisknop kunnen worden opgeroepen (dit is ook buiten de boekhouding het geval).
-	Facturen en ook aanmaningen en inkoopbonnen kunnen geheel van een eigen opmaak worden voorzien.

Overige voorzieningen:

-	Kostenplaatsen
-	In alle vensters van dagboeken en grootboekrekeningen bestaat de mogelijkheid van ‘doorklikken’ (bijvoorbeeld vanuit het betalingsoverzicht van een factuur kan door dubbelklikken op grootboekrekening ‘debiteuren’ dit grootboekoverzicht worden geopend, van hieruit kan bijvoorbeeld worden geklikt op het dagboek om het dagboekoverzicht te openen etc. etc.). Eerder geopende vensters worden hierbij niet gesloten zodat gegevens met elkaar vergeleken kunnen worden en het oorspronkelijke venster altijd weer is terug te vinden.
-	In de boekhouding en elders in het programma kunnen filters worden toegepast. Zo kan in het grootboekoverzicht ‘debiteuren’ bijvoorbeeld een filter worden toegepast om alleen de betalingen van debiteur ‘Jansen B.V.’ zichtbaar te maken op volgorde van datum. Voor veelgebruikte overzichten kunnen dan weer rapporten worden gemaakt die de gegevens in een Word® document afdrukken, eventueel gegroepeerd met totalen en subtotalen.
-	Alle gegevens uit de grootboek- en debiteuren/crediteuren- en voorraadadministratie zijn beschikbaar als basisgegevens voor zelf te maken rapporten en grafieken.

Corrigeren van boekingen

Fouten in de boekhouding kunnen zeer gemakkelijk ongedaan gemaakt worden omdat elke journaalpost in z’n geheel uit de boekhouding kan worden verwijderd. In de gevallen waar fouten het meest voorkomen ((Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Invoeren boekingen->Inkoopboek, ..->Kasboek, ..->Bankboek, ...->Memoriaal) kan zelfs de verwijderde journaalpost opnieuw worden ingelezen. Het corrigeren van bijvoorbeeld een foutieve bankboeking (bv verkeerd BTW-tarief ingevuld) is daarmee binnen enkele seconden te doen!

Online boekhouden.

Voor een klein bedrag extra kunnen wij uw database en programmatuur onderbrengen in de cloud. Onze server is direct aangesloten op de internet backbone en geeft daardoor de beste performance wanneer u Pap via internet wilt gebruiken.

Correspondentie

Naast facturen, abonnementenfacturen, offertes en aanmaningen kunnen ook faxen, e-mails, inkoopbonnen, besprekingsverslagen en gewone brieven worden aangemaakt en in het systeem opgeslagen. Elders aangemaakte documenten (Word®, Excel® en andere) kunnen in het systeem worden geïmporteerd. Voor de gebruikers met Exchange Server® is een module beschikbaar waarmee e-mails uit de mailbox kunnen worden geïmporteerd.

Voor het aanmaken van documenten kan gebruik gemaakt worden van een onbeperkt aantal Word® sjablonen. Per sjabloon kan worden bepaald welke medewerkers ervan gebruik mogen maken.

Bij facturen, balanssjablonen, offertes etc. is er sprake van een document met daarin weer een lijst met een onbekend aantal regels (voorbeeld: bij facturen is dit de lijst waarin de bedragen gespecificeerd worden). Om het mogelijk te maken zowel het hoofddocument als deze lijst van opmaak en samenvoegvelden te voorzien wordt gebruik gemaakt van aparte lijstsjablonen. Door deze lijstsjablonen aan te passen en als samenvoegveld in de hoofdsjabloon te gebruiken kan iedere gekozen opmaak worden gerealiseerd. Zo kan bijvoorbeeld een factuursjabloon worden gemaakt waarin alleen de totaalregel wordt afgedrukt. Of een sjabloon voor de balans waarin bedragen voor balans- en winst/verliesrekeningen in dezelfde kolom zijn opgenomen etc.

Gegevens afkomstig van vrije velden kunnen ook in de correspondentiesjablonen worden verwerkt en daarnaast is het mogelijk ‘als-dan-anders’ velden in de sjablonen op te nemen.

Voorbeeld:

Als geslacht = ‘Man’	Dan: ‘geachte heer ’ + achternaam
Anders:	Als geslacht = ‘Vrouw’	Dan: ‘geachte mevrouw ’ + achternaam
	Anders:	‘L.S.’

Op deze manier kunnen sjablonen ook geschikt gemaakt worden voor gebruik in andere talen.

Alle gemaakte correspondentie wordt opgenomen in de relevante correspondentie overzichten (bij project, bedrijf, contactpersoon en medewerker). Van daaruit kunnen brieven worden geopend, verwijderd, beveiligd (leesbeveiliging per medewerker), gewijzigd, geprint en verstuurd via e-mail. Per medewerkersgroep en correspondentiesoort kunnen ook lees- en schrijfrechten worden verleend via het autorisatievenster.

E-mail module

Met Pap maakt u op verschillende manieren Word documenten aan op basis van sjablonen (denk aan facturen, offertes, inkoopbonnen etc.). Omdat deze sjablonen voor 100% aanpasbaar zijn kunt u uw huisstijl er volledig in doorvoeren. Met behulp van de e-mailmodule kunt u de gemaakte documenten eenvoudig versturen naar het e-mailadres van de contactpersoon. Het document wordt verstuurd in HTML opmaak. Dit betekent dat de opmaak volledig behouden blijft, de e-mail kan geprint worden en is direct volledig zichtbaar in het leesvenster van de ontvanger. Grafische elementen worden in de e-mail meegestuurd en zijn dus ook altijd zichtbaar.

Het gebruik van e-mail is helemaal handig bij het factureren van abonnementen en het versturen van aanmaningen en mailings.

U kunt zo gemakkelijk duizenden brieven de deur uit doen met 1 druk op de knop en zonder vouwen of frankeren.

Selecties, rapporten en grafieken

Het programma heeft zeer uitgebreide mogelijkheden voor het maken van lijsten grafieken en rapporten. Alle gegevens in de database zijn beschikbaar als basisoverzichten die gebruikt kunnen worden bij het maken van selecties.

-	Nieuwe selecties kunnen worden samengesteld uit één of meer basisoverzichten maar ook eerder gemaakte selecties kunnen dienen als basis voor nieuwe selecties! Dit vergroot het aantal mogelijkheden aanzienlijk. Naast inner joins zijn ook left- en right outer joins mogelijk.
-	Op de gegevens uit de basisoverzichten kunnen vervolgens alle mogelijke selectiecriteria worden toegepast. Ook het gebruik van parameters is hier mogelijk.
-	Vervolgens kunnen velden aan de selectie worden toegevoegd. Hierbij kan ook gegroepeerd worden met het gebruik van statistische functies als som, maximum, minimum en gemiddelde. Ook kruistabellen en het gebruik van speciale ingebouwde functies is mogelijk. Tenslotte kunnen samengestelde tekst- en rekenvelden aan de selectie worden toegevoegd waarbij ook ‘als-dan-anders’ constructies kunnen worden gebruikt.
-	De selecties en basisoverzichten worden ook volledig meegenomen in het systeem van autorisatie en beveiliging.

De selecties kunnen worden gebruikt in lijsten rapporten grafieken mailings en filters.

lijsten	Hierbij wordt de selectie uitgedraaid als Excel® bestand
rapporten	Via mailmerge in Word® kan het overzicht van opmaak worden voorzien. Ook groeperen met totalen en subtotalen is mogelijk.
grafieken	De gegevens worden uitgedraaid als een Excel® grafiek.
mailings	Als de selectie gegevens bevat over contactpersonen kan deze worden gebruikt voor het maken van een mailing. De samengevoegde brieven kunnen desgewenst per stuk worden geïmporteerd in de database.
filters	Op verschillende overzichtschermen in het programma kan een speciaal filter worden gezet met gebruikmaking van selecties. Bijvoorbeeld: in het bedrijven overzichtvenster kunnen zo alleen de leveranciers getoond worden etc.

Naast de hierboven besproken selecties is het overal in het programma mogelijk de gebruikte vensters direct uit te draaien als lijst of rapport d.m.v. de printknop. Hierbij is het plaatsen van filters en het berekenen van totalen en subtotalen mogelijk.

Vrije velden en tabbladen

Bij bedrijven, contactpersonen, projecten, orders, acties, medewerkers en artikelen kan een onbeperkt aantal tabbladen met vrije velden worden aangemaakt. De vrije velden kunnen van het type tekst, geheel getal, valuta, ja/nee of datum zijn en er kunnen ook uitklaplijstjes met vaste waarden worden gebruikt.

Nieuwe velden kunnen op ieder moment worden aangemaakt en verwijderd. Bij verwijderen controleert het systeem op bestaande selecties die gebruik maken van het te verwijderen veld.

De velden kunnen onbeperkt worden gebruikt in sjablonen en selecties.

Per tabblad kan lees- en schrijfautorisatie worden verleend aan groepen van gebruikers.

Vrije velden vormen in combinatie met o.a. de rapportagemodule en de correspondentiesjablonen een effectief middel om het programma geheel naar de eisen van uw bedrijf aan te passen.

Beveiliging

Het programma kan voor alle belangrijke functies worden beveilgd door autorisatie te verlenen aan één of meer gebruikersgroepen. Gebruikers kunnen worden geidentificeerd aan de hand van hun netwerkgebruikersnaam maar ook met een offline gebruikersnaam en wachtwoord.

Algemeen

Toegankelijkheid van de gegevens wordt vergroot door vensters tegelijkertijd te kunnen openen (gegevens van twee of meer projecten, bedrijven enz. kunnen zo gemakkelijk naast elkaar worden gelegd en vergeleken).

Op veel plaatsen is de mogelijkheid ingebouwd van dubbelklikken op bepaalde velden waardoor toegang wordt verkregen tot andere vensters.

Popupmenu’s voor de rechtermuisknop en sneltoetsen zijn overal aanwezig.

Gegevens in de vensters kunnen d.m.v. een printknop direct worden uitgedraaid als rapport of lijst al dan niet met filter en totalen.

Overal controles op foutieve invoer.

Goede performance.

Eenvoudig functioneel vormgegeven.